Comment réussir un entretien d’embauche par téléphone ?

Entre le rayon des yaourts et celui des surgelés, un samedi matin, le téléphone d’Océane a sonné. Numéro inconnu. Une responsable des ressources humaines, pour un poste d’assistante RH auquel Océane avait postulé parmi quinze autres offres la même semaine. « Vous avez quelques minutes ? »

Océane a dit oui. Elle a répondu en poussant son chariot, s’est trompée sur le logiciel demandé dans l’annonce, et n’a pas su expliquer pourquoi l’entreprise l’intéressait. Huit minutes plus tard, l’appel était terminé. Elle n’a jamais eu de nouvelles.

Un entretien téléphonique est souvent une étape de tri. Il ne demande pas des heures de préparation, mais il demande de ne pas l’improviser. Quinze minutes suffisent, à condition de les prendre.

Dans la plupart des cas, l’entretien téléphonique n’est pas l’entretien d’embauche. C’est une étape de tri, qui décide si vous serez invité à la suite. Le comprendre change votre façon de le préparer.

Au téléphone, le recruteur cherche à éliminer rapidement les candidatures qui ne correspondent pas. Il vérifie :

• Votre CV : les informations sont-elles exactes, et comprenez-vous vous-même votre parcours ?
• Votre motivation : savez-vous à quel poste vous avez postulé, et pourquoi ?
• Les critères pratiques : disponibilité, date de démarrage, mobilité, permis, horaires.
• Vos prétentions : votre fourchette de salaire est-elle compatible avec le budget ?
• Votre communication : vous exprimez-vous clairement, avec une voix posée ?

L’appel dure en général entre dix et trente minutes. Son objectif, pour vous, est simple : obtenir le rendez-vous suivant.

L’entretien téléphonique peut prendre deux formes :

• L’appel prévu : le recruteur vous a proposé un créneau par mail ou par message. Vous avez le temps de vous préparer.
• L’appel surprise : le recruteur vous appelle directement pour « faire un premier point ». C’est fréquent pour les postes à pourvoir rapidement, et c’est là que beaucoup de candidats se font éliminer.

Dans les deux cas, vous avez le droit de prendre quinze minutes pour vous préparer. Nous verrons comment les demander sans perdre de points.

Au téléphone, le recruteur ne vous voit pas. Votre tenue, votre posture et votre sourire disparaissent. Il ne reste que votre voix, vos mots et vos silences. Un candidat hésitant ou dans un lieu bruyant paraît moins convaincant qu’en face à face.

Mais le téléphone a aussi un avantage, souvent oublié : vous pouvez avoir vos notes sous les yeux. Le recruteur ne le verra pas. C’est une aide précieuse, à condition de bien l’utiliser.

Quinze minutes suffisent pour passer d’un candidat pris au dépourvu à un candidat prêt. Voici comment les utiliser, minute par minute.

Retrouvez l’annonce et relisez-la attentivement. Repérez trois éléments : l’intitulé exact du poste, les deux ou trois missions principales et les compétences demandées, notamment les logiciels ou les diplômes. Notez-les sur une feuille. C’est le vocabulaire que vous utiliserez pendant l’appel.

Si vous postulez à beaucoup d’offres, tenez un tableau de suivi de vos candidatures avec le nom de l’entreprise, l’intitulé du poste et la date. Il vous évitera la confusion d’Océane.

Relisez le CV et la lettre que vous avez envoyés pour ce poste. Le recruteur les a sous les yeux, et il va vous interroger dessus. Repérez les expériences qui correspondent le mieux aux missions de l’offre, et préparez-vous à les détailler en une ou deux phrases.

Ouvrez le site de l’entreprise et notez trois informations : ce qu’elle fait, sa taille ou ses implantations, et une actualité ou un projet en cours si vous en trouvez un. Vous en aurez besoin pour répondre à la question « Pourquoi nous ? ». Notre article sur la question « Pourquoi ce poste ? » vous aide à relier ces informations à votre motivation.

Préparez une présentation d’une minute : votre poste actuel ou votre formation, une réalisation en lien avec l’offre, et ce que vous cherchez. Notez-la en mots-clés, pas en phrases complètes. Nos conseils pour répondre à « Parlez-moi de vous » et pour se présenter en deux minutes vous aideront.

Notez aussi deux questions à poser au recruteur, par exemple sur les missions ou la suite du processus.

Choisissez un endroit calme, sans bruit de fond, avec un bon réseau. Vérifiez la batterie de votre téléphone. Posez devant vous votre feuille de notes, votre CV, un stylo et un verre d’eau. Si possible, restez debout : la voix porte mieux et paraît plus dynamique.

C’est la situation la plus délicate, et la plus fréquente. Le recruteur appelle au mauvais moment. Vous pouvez accepter ou proposer de rappeler. Le plus souvent, la seconde option est la meilleure.

Un recruteur comprend sans difficulté qu’un candidat ne puisse pas parler à n’importe quel moment. Proposez un rappel rapide, avec un horaire précis :

« Merci de votre appel, ce poste m’intéresse beaucoup. Je ne suis pas dans un endroit calme pour vous répondre correctement. Est-ce que je peux vous rappeler dans vingt minutes, ou à l’heure qui vous convient ? »

Notez le nom de votre interlocuteur et son numéro, puis faites votre préparation en quinze minutes. Rappelez à l’heure exacte convenue : la ponctualité au téléphone compte autant qu’en face à face.

Si le recruteur insiste pour échanger tout de suite, éloignez-vous du bruit, demandez-lui de vous rappeler l’intitulé du poste, et prenez quelques secondes avant de répondre à chaque question. Mieux vaut un candidat qui prend son temps qu’un candidat qui répond n’importe quoi.

Laissez sonner, puis écoutez le message. Rappelez dans la journée, au calme, après avoir identifié l’offre. Pour que votre répondeur ne vous desserve pas, enregistrez un message d’accueil sobre, avec votre prénom et votre nom.

Les appels de recrutement servent parfois de prétexte à des arnaques. Un faux recruteur peut vous féliciter pour un poste auquel vous n’avez jamais postulé, vous promettre une embauche immédiate sans entretien sérieux, puis vous demander vos coordonnées bancaires, une copie de votre pièce d’identité ou un paiement pour une formation. France Travail détaille les signaux d’alerte dans sa page sur les fausses offres d’emploi.

Un vrai recruteur ne vous demandera jamais d’argent, ni vos coordonnées bancaires avant la signature du contrat. En cas de doute, vérifiez l’existence de l’entreprise et rappelez-la sur son numéro officiel.

Vous êtes prêt et installé. Voici comment tirer le meilleur de ces quelques minutes, et convaincre avec votre seule voix.

Au téléphone, votre voix porte toute l’impression que vous donnez. Quelques réflexes simples la rendent plus convaincante :

• Restez debout : la respiration est plus ample, la voix plus posée.
• Souriez en parlant : le sourire s’entend, et donne une voix plus chaleureuse.
• Parlez un peu plus lentement que d’habitude : la compréhension est plus difficile qu’en face à face.
• Faites des phrases courtes : une idée par phrase.

Vos notes servent d’aide-mémoire. Une réponse lue s’entend immédiatement : le rythme devient monotone, les phrases trop lisses. Jetez un œil à vos mots-clés, puis parlez naturellement. Notez aussi pendant l’appel les informations importantes que vous donne le recruteur.

Au téléphone, les silences paraissent plus longs. Si vous avez besoin de réfléchir, dites-le : « Laissez-moi réfléchir un instant. » Si le recruteur se tait après votre réponse, il prend peut-être des notes : ne remplissez pas le silence en parlant sans fin. Vous pouvez demander : « Voulez-vous que je développe ce point ? »

Lors d’une présélection, attendez-vous à ces questions :

• « Pouvez-vous me présenter votre parcours en quelques mots ? »
• « Pourquoi avez-vous postulé à ce poste ? »
• « Quelles sont vos disponibilités, et quand pourriez-vous commencer ? »
• « Quelles sont vos prétentions salariales ? »
• « Êtes-vous mobile ? Avez-vous le permis ? »

La question du salaire arrive souvent dès cet appel. Préparez votre fourchette à l’avance, grâce à notre guide pour négocier son salaire à l’embauche.

À la fin de l’appel, posez une ou deux questions, puis demandez toujours la suite du processus :

« Quelles sont les prochaines étapes, et dans quel délai pensez-vous revenir vers moi ? »

Remerciez votre interlocuteur et redites votre intérêt pour le poste. Notre liste de questions à poser au recruteur vous donnera d’autres idées.

Quelques semaines plus tard, Océane reçoit un nouvel appel surprise, cette fois sur le chemin du travail. Elle répond :

« Merci de votre appel. Je suis dans les transports, je ne pourrai pas vous répondre correctement. Est-ce que je peux vous rappeler à 12 h 30 ? »

À midi, elle remplit sa feuille d’appel, s’installe dans une salle de réunion vide et rappelle à 12 h 30 précises. Elle cite le logiciel de paie demandé dans l’annonce, explique pourquoi l’entreprise l’intéresse, et termine en demandant les prochaines étapes. Le soir même, elle reçoit une invitation à un entretien sur place.

Certaines erreurs, faciles à éviter, suffisent à vous faire éliminer au téléphone. Voici les plus fréquentes, et ce qu’il faut faire une fois l’appel terminé.

C’est l’erreur d’Océane au supermarché. Le bruit de fond gêne la compréhension, et donne l’impression que vous ne prenez pas l’appel au sérieux. Proposez toujours de rappeler si vous n’êtes pas au calme.

Le haut-parleur dégrade la qualité du son et donne un écho désagréable. Utilisez le téléphone à l’oreille ou des écouteurs avec micro. Et ne passez jamais un entretien en conduisant : c’est dangereux, et votre attention sera partagée.

Demander « C’était pour quel poste, déjà ? » est rédhibitoire pour beaucoup de recruteurs. Tenez un tableau de suivi de vos candidatures, ou gardez les annonces enregistrées dans un dossier sur votre téléphone.

Le téléphone crée parfois une ambiance plus détendue qu’un entretien en face à face. Restez courtois et professionnel, même si le recruteur adopte un ton léger. Évitez le tutoiement, sauf s’il vous le propose explicitement.

Juste après l’appel, notez ce que vous avez retenu : le nom de votre interlocuteur, les prochaines étapes, les points importants du poste. Envoyez ensuite un court mail de remerciement dans la journée, en rappelant votre intérêt pour le poste. Nos conseils sur ce qu’il faut faire après un entretien vous guident pour la suite.

Numéro inconnu, endroit bruyant, offre oubliée ? Remerciez, dites que le poste vous intéresse, et proposez de rappeler dans vingt minutes. Utilisez ces minutes pour relire l’offre et votre candidature, regarder le site de l’entreprise, préparer une présentation d’une minute et deux questions, puis vous installer au calme. Rappelez à l’heure exacte.

La fois suivante, Océane a demandé à rappeler à 12 h 30, a préparé sa feuille d’appel et a cité le bon logiciel. Le soir même, elle était invitée à un entretien sur place.

Pour la suite, consultez notre liste des questions les plus posées en entretien d’embauche et notre méthode pour réussir son entretien d’embauche.