Entretien de parcours professionnel : comment le préparer et le conduire ?

Vous êtes manager, et les RH vous ont envoyé la liste des entretiens de parcours professionnel à mener dans votre équipe. Vous connaissez l’entretien annuel, ses objectifs et son bilan. Celui-ci vous semble plus flou : faut-il parler de l’année écoulée ? Promettre une formation ? Que répondre au collaborateur qui veut changer de métier ?

Le flou vient souvent de là : on confond les deux rendez-vous. L’entretien de parcours professionnel, qui portait autrefois le nom d’entretien professionnel, regarde vers l’avant. Il porte sur les compétences du salarié, sur la façon dont son métier évolue, sur ses besoins de formation et sur ce qu’il voudrait faire ensuite. Il est obligatoire, il obéit à un calendrier précis, et l’employeur qui l’oublie s’expose à des sanctions.

Ce guide vous donne les règles à connaître, une préparation en trois temps, un déroulé en six étapes avec des phrases types, une trame complète à recopier et les réponses aux situations qui mettent mal à l’aise. Si vous êtes salarié, il vous servira aussi : vous saurez ce que vous pouvez demander, et ce que votre manager doit vous proposer.

C’est un échange entre l’employeur et le salarié, prévu par l’article L6315-1 du Code du travail, consacré aux perspectives d’évolution du salarié en termes de qualification et d’emploi. La loi fixe les sujets à aborder :

• les compétences du salarié, celles qu’il mobilise dans son poste et la façon dont elles peuvent évoluer avec les transformations de l’entreprise ;
• sa situation et son parcours, au regard de l’évolution des métiers et des perspectives d’emploi dans l’entreprise ;
• ses besoins de formation, liés à son poste, à l’évolution de son emploi ou à un projet personnel ;
• ses souhaits d’évolution, qui peuvent mener à une mobilité interne, une reconversion, un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience ;
• l’utilisation de son compte personnel de formation, les abondements possibles et le conseil en évolution professionnelle.

Retenez une image simple : l’entretien annuel regarde l’année écoulée, l’entretien de parcours professionnel regarde les années à venir.

Le Code du travail le dit en toutes lettres : l’entretien de parcours professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. Les résultats, les objectifs atteints ou manqués et les points à améliorer relèvent de l’entretien annuel d’évaluation, qui est facultatif et obéit à d’autres règles. Notre guide pour conduire un entretien annuel d’évaluation détaille ce second rendez-vous.

Les deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour, la Cour de cassation l’admet, à condition de rester nettement distincts. Prévoyez un temps pour chacun, deux comptes rendus séparés, et ne glissez aucune question d’évaluation dans l’entretien de parcours professionnel. Mélanger les deux expose l’entreprise à ce que l’entretien obligatoire soit considéré comme non réalisé.

Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et tous les salariés, quels que soient leur ancienneté, leur statut et leur contrat : CDI, CDD, apprentis, contrats de professionnalisation, temps plein comme temps partiel. Un CDD de quelques mois peut donc y avoir droit s’il dure assez longtemps pour atteindre l’échéance.

L’entretien est organisé par l’employeur et mené par lui, par un supérieur hiérarchique ou par un représentant de la direction. En pratique, c’est le plus souvent le manager direct qui le conduit, avec l’appui des RH. Il se tient pendant le temps de travail, en principe dans les locaux de l’entreprise ; la visioconférence est admise si l’échange respecte les conditions prévues par la loi.

Le calendrier combine des échéances périodiques et des rendez-vous liés à la vie du salarié. Ce sont ces derniers que l’on oublie le plus souvent. La fiche de Service-public.fr donne les règles en vigueur ; vérifiez aussi l’accord collectif de votre entreprise ou de votre branche, qui peut fixer une périodicité plus courte.

Dès l’embauche, le salarié doit être informé qu’il bénéficiera d’un entretien de parcours professionnel au cours de sa première année dans l’entreprise. Ensuite, tant qu’il reste dans l’entreprise, l’entretien revient tous les quatre ans. Un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir un rythme différent, sans dépasser quatre ans.

Les échéances se comptent de date à date. Si le salarié est absent au moment où l’entretien aurait dû avoir lieu, l’employeur doit l’organiser dès son retour. Notez la date de chaque entretien dans un tableau de suivi : c’est la seule façon de ne pas laisser filer une échéance quand l’équipe change.

L’entretien doit être proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité après un congé de maternité ou d’adoption, un congé parental d’éducation, un congé de proche aidant, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée, un arrêt longue maladie ou un mandat syndical. Il est dû si le salarié n’a eu aucun entretien de parcours professionnel dans les douze mois précédant son retour.

Le salarié peut demander à le tenir avant sa reprise, pour préparer son retour. Pour certains congés, comme le congé de proche aidant, un entretien est aussi prévu avant le départ. Ce rendez-vous de retour est précieux : il permet de faire le point sur ce qui a changé pendant l’absence, outils, équipe ou organisation, et de prévoir une remise à niveau si besoin.

Tous les huit ans, l’ancienneté servant de repère, l’entretien de parcours professionnel comprend un état des lieux récapitulatif du parcours du salarié. Cette périodicité ne peut pas être modifiée par accord collectif. L’état des lieux vérifie que le salarié a bien eu ses entretiens périodiques et apprécie s’il a, sur la période :

• suivi au moins une action de formation ;
• acquis des éléments de certification, par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience ;
• bénéficié d’une progression salariale, individuelle ou collective, ou professionnelle : promotion, nouvelles responsabilités, changement de métier.

Un accord collectif peut prévoir d’autres critères d’appréciation. Comme pour l’entretien périodique, un compte rendu écrit est rédigé et une copie remise au salarié.

Un entretien de parcours professionnel est organisé dans les deux mois qui suivent la visite médicale de mi-carrière, prévue l’année des 45 ans du salarié, quelle que soit la date du précédent entretien. On y aborde, en plus des sujets habituels, l’adaptation du poste et des missions, la prévention de l’usure professionnelle, les besoins de formation et les éventuels souhaits de mobilité ou de reconversion. Les mesures proposées par le médecin du travail peuvent être évoquées, mais l’employeur n’a pas accès aux données de santé du salarié. Si la question du milieu de carrière vous parle, notre article sur les leçons de carrière à 40 ans en donne une lecture plus personnelle.

Le premier entretien qui intervient dans les deux années précédant les 60 ans du salarié porte aussi sur les conditions de son maintien dans l’emploi et sur les aménagements de fin de carrière possibles, comme le passage à temps partiel ou la retraite progressive.

Comptez une heure de préparation par collaborateur, davantage pour un état des lieux. La préparation tient en trois chantiers : organiser le rendez-vous, rassembler l’historique du salarié et clarifier ce que l’entreprise peut offrir.

Fixez la date au moins deux semaines à l’avance et précisez par écrit de quoi il s’agit. Beaucoup de salariés arrivent tendus parce qu’ils croient passer une évaluation. Une phrase suffit à lever le malentendu :

« Je vous propose un entretien de parcours professionnel le [date]. Ce n’est pas une évaluation : nous parlerons de vos compétences, de vos envies d’évolution et des formations qui pourraient vous être utiles. La trame est jointe pour que vous puissiez y réfléchir avant. »

Joignez la trame, le compte rendu du précédent entretien et, si votre entreprise en dispose, la liste des formations accessibles. Bloquez une heure sans interruption, dans une salle fermée ou en visio au calme.

Relisez le compte rendu du dernier entretien : quelles actions avaient été décidées, et ont-elles été réalisées ? Listez les formations suivies depuis, les changements de poste ou de missions, les évolutions de rémunération et les certifications obtenues. Pour un état des lieux, remontez sur les huit dernières années : c’est précisément ce que l’entretien doit vérifier.

Si vous venez de reprendre l’équipe, demandez ces éléments aux RH ou à votre prédécesseur. Arriver sans savoir ce qui avait été promis la dernière fois est le meilleur moyen de perdre la confiance du salarié dès les premières minutes. Si vous découvrez votre équipe, profitez-en pour vérifier les dates des derniers entretiens de chacun ; notre guide sur la première réunion avec une nouvelle équipe vous aide à poser le cadre.

Avant l’entretien, voyez avec les RH ce qui est possible : budget de formation, postes ouverts en interne, projets à venir, métiers qui vont évoluer ou disparaître. Le salarié vous demandera peut-être une formation précise ou un changement de poste ; mieux vaut savoir à l’avance ce que vous pouvez accepter, ce qui demande une validation et ce qui n’est pas envisageable.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le salarié peut se faire aider pour préparer l’entretien par un conseiller en évolution professionnelle, un service gratuit. L’employeur, de son côté, peut solliciter son opérateur de compétences, qui propose souvent des trames et un accompagnement. Mentionner ce droit au salarié dans l’invitation est un signe de bonne foi qui change l’ambiance de l’entretien.

Un entretien d’une heure se découpe naturellement en six temps. Le principe qui les relie : le salarié parle davantage que vous. Votre rôle consiste à poser les questions, à relier ses envies aux besoins de l’entreprise et à transformer l’échange en actions concrètes.

Rappelez l’objet de l’entretien, sa durée et ce qui en sortira : un compte rendu écrit, dont il recevra une copie. Redites qu’il ne s’agit pas d’une évaluation.

« Ce rendez-vous porte sur vous et sur la suite de votre parcours. Je ne vais pas revenir sur vos résultats, ce n’est pas le sujet. J’aimerais surtout comprendre ce qui vous intéresse dans votre métier et ce dont vous auriez besoin pour la suite. »

Faites le point sur les actions décidées la dernière fois. Une formation promise n’a pas eu lieu ? Dites-le et cherchez pourquoi, plutôt que de passer à autre chose. Puis demandez au salarié ce qui a changé dans son poste : nouvelles missions, nouveaux outils, compétences acquises sur le terrain sans formation formelle.

Pour un premier entretien, élargissez : parcours avant l’entreprise, diplômes, expériences, compétences qu’il n’utilise pas dans son poste actuel. On découvre souvent à cette étape un talent que personne n’avait repéré.

Demandez au salarié ce qu’il maîtrise, ce qu’il aimerait renforcer et ce qui lui semble menacé par l’évolution du métier. Apportez votre propre regard sur la façon dont le poste va changer : un logiciel qui arrive, une activité qui se développe, une tâche qui va être automatisée. Ce croisement entre sa perception et la vôtre forme le cœur de l’entretien.

À partir du point précédent, listez les formations utiles. Distinguez trois catégories : celles nécessaires pour tenir le poste actuel, celles qui préparent l’évolution de l’emploi, et celles liées à un projet personnel du salarié. Les deux premières relèvent en priorité de l’entreprise, qui doit adapter ses salariés à leur poste et maintenir leur employabilité.

Profitez-en pour parler du compte personnel de formation : le salarié sait-il combien il a sur son compte ? Connaît-il le conseil en évolution professionnelle ? Ces informations font partie des sujets prévus par la loi.

Posez la question ouvertement, sans la restreindre à l’entreprise : « Où vous voyez-vous dans quelques années ? » La réponse peut surprendre : un changement de service, une prise de responsabilités, une reconversion, ou au contraire le souhait de rester sur son poste en l’approfondissant. Toutes ces réponses sont légitimes.

« Si vous pouviez faire évoluer votre poste comme vous le souhaitez, qu’est-ce que vous changeriez en premier ? »

Ne promettez rien que vous ne pouvez pas tenir. Si un souhait dépasse votre périmètre, engagez-vous sur une démarche précise : en parler aux RH, organiser un échange avec le responsable d’un autre service, revenir vers lui à une date fixée.

Terminez par deux ou trois actions concrètes, chacune avec un responsable et une échéance. Relisez-les ensemble à voix haute pour vérifier que vous avez compris la même chose.

« Je résume : vous vous inscrivez à la formation tableur avancé avant la fin du trimestre, je demande aux RH si le poste d’adjoint au planning sera ouvert, et nous refaisons un point dans trois mois. Ça vous convient ? »

Un entretien réussi se mesure à une chose : six mois plus tard, les actions décidées ont-elles été réalisées ?

Si votre entreprise ou votre opérateur de compétences fournit un modèle, utilisez-le en priorité. Sinon, voici une trame qui couvre les sujets prévus par la loi et sert aussi de base au compte rendu.

• Qu’est-ce qui a le plus changé dans votre poste depuis notre dernier entretien ?
• Quelles compétences avez-vous développées sans formation, sur le terrain ?
• Dans quelles tâches vous sentez-vous le plus à l’aise ? Le moins ?
• Quelle partie de votre métier risque d’évoluer le plus, selon vous ?
• De quelle formation auriez-vous besoin pour être plus serein dans votre poste ?
• Y a-t-il une compétence que vous utilisiez avant et que vous aimeriez remobiliser ?
• Où aimeriez-vous être dans quelques années ?
• Un autre métier ou un autre service de l’entreprise vous attire-t-il ?
• Avez-vous déjà consulté votre compte personnel de formation ?
• Connaissez-vous le conseil en évolution professionnelle ?
• Qu’est-ce qui vous empêcherait de suivre une formation : temps, organisation, contraintes personnelles ?
• De quoi auriez-vous besoin de ma part pour avancer ?

La plupart des entretiens se passent sans heurt. Quelques situations reviennent pourtant souvent et méritent d’être anticipées.

« Je suis bien comme ça » est une réponse acceptable. Ne forcez pas un projet d’évolution qui n’existe pas. Recentrez l’échange sur le poste actuel : qu’est-ce qui va changer dans les prochaines années, et que faut-il pour rester à l’aise ? Une formation d’entretien des compétences est un plan d’action tout à fait valable.

Un salarié qui évoque une reconversion hors de l’entreprise vous dit quelque chose d’important ; l’entretien est fait pour cela. Écoutez sans juger, orientez-le vers le conseil en évolution professionnelle, le bilan de compétences ou la validation des acquis de l’expérience, et cherchez ce qui peut le rapprocher de son projet sans quitter son poste tout de suite. Un salarié aidé dans sa réflexion reste souvent plus longtemps qu’un salarié qui se sent ignoré.

Reconnaissez la demande et proposez de la traiter ailleurs : « C’est un vrai sujet, et je ne veux pas le traiter à la va-vite. Je vous propose qu’on en parle lors d’un rendez-vous dédié, la semaine prochaine. » Fixez la date tout de suite. Si un conflit couve depuis longtemps, notre guide pour gérer les conflits au travail en tant que manager vous aidera à préparer cet autre échange.

Lors de l’entretien de mi-carrière en particulier, le salarié peut parler de fatigue, de douleurs ou d’un aménagement recommandé par le médecin du travail. Écoutez ce qu’il choisit de dire, sans poser de questions sur son état de santé et sans le noter dans le compte rendu. Concentrez-vous sur ce qui relève de vous : l’organisation du poste, les missions et les aménagements possibles.

Commencez par comprendre : une mauvaise expérience passée, la crainte d’une évaluation déguisée, un manque de temps. Réexpliquez l’objet de l’entretien et proposez une autre date. S’il maintient son refus, conservez la trace écrite de vos propositions : l’obligation d’organiser l’entretien pèse sur l’employeur, et il doit pouvoir montrer qu’il l’a proposé. Les RH pourront vous dire comment consigner ce refus dans votre entreprise.

L’entretien donne lieu à un document écrit, dont une copie est remise au salarié. Ce compte rendu atteste que l’entretien a eu lieu et récapitule les échanges : conservez-le, il servira au prochain entretien et à l’état des lieux.

Rédigez-le dans la semaine, pendant que vos souvenirs sont précis. Reprenez les mots du salarié pour ses souhaits, plutôt que votre interprétation. Laissez-lui un espace pour ses commentaires, faites-le signer par les deux parties et remettez-lui sa copie.

Un compte rendu ne contient ni appréciation de la performance, ni information sur la santé, ni jugement sur la personnalité. Il décrit des compétences, des besoins, des projets et des actions.

Inscrivez les échéances du plan d’action dans votre agenda. Une formation demandée doit être transmise aux RH dans les jours qui suivent, un échange promis avec un autre service doit être organisé. Un point d’étape quelques mois plus tard montre au salarié que l’entretien n’était pas une formalité.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’état des lieux des huit ans sert de contrôle. S’il révèle que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire, l’employeur doit verser sur son compte personnel de formation un abondement correctif, dont le montant est fixé par décret et atteint plusieurs milliers d’euros.

Dans les entreprises plus petites, le salarié privé de ses entretiens peut demander des dommages-intérêts s’il prouve un préjudice. Au-delà du risque, un entretien bâclé fait perdre une occasion rare de parler d’avenir avec chaque membre de l’équipe.

L’entretien de parcours professionnel se résume en une phrase : un échange régulier, obligatoire et écrit, qui regarde vers les années à venir du salarié plutôt que vers son année écoulée. Le calendrier fixé par la loi n’est qu’un minimum ; rien ne vous empêche d’en parler plus souvent.

Concrètement, commencez par établir la liste des échéances de votre équipe : date d’embauche, date du dernier entretien, retours d’absence, anniversaires des 45 et des 58 ans. Ensuite, pour chaque entretien, prévenez deux semaines avant, relisez le compte rendu précédent, conduisez l’échange en six étapes et remettez la copie écrite. Le reste se joue dans le suivi.

Pour l’autre grand rendez-vous de l’année, celui qui porte sur les résultats, notre guide pour conduire un entretien annuel d’évaluation prend le relais. Bien menés, ces deux entretiens se complètent : l’un dit où en est le salarié, l’autre l’aide à décider où il veut aller.